금요세미나 발췌 : 시간관리에 대한 쉬운 이야기

2007. 12. 10. 12:38

TNC 에서 열리는 금요세미나..
지난 여름에 하루를 이메일로 대체한 적이 있는데, 오늘 누군가 그때 자료를 요청해서 포워딩을 해주는 김에 블로그에 소개...
Peter Drucker 의 'The effective executive(1967)' 라는 고서에서 소개되는 성과를 창출하는 경영자라는 항목의 일부에 대한 이야기입니다. 앞으로 쓸만한 내용이라고 생각되는 것들은 블로그에 공개를 해보도록 하겠습니다.

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구성원 여러분 매주 금요일, 점심이후에 개최되는 세미나..

이번주 세미나는 여러분에게 시간관리법에 대해서 이야기를 해드리고자 합니다.

지난 세미나에서 우리는 '성과'에 대해서 이야기한 적이 있습니다. 성과라는 것은 '무언가 실질적인 변화의 발발' 과 정확히 동치인 것으로, 여러분이 수행한 과업으로 인하여 고객이 직접적으로 이익을 보거나 만족을 한 경우, 그 이익과 만족의 정도를 성과의 크기로 규정하는 것이 일반적입니다. ( 물론 여기에서 '고객' 은 회사 외부의 고객이외에도 여러분 바로 옆에 있는 구성원들을 의미하기도 합니다. 여러분의 산출물로 그 구성원이 고객을 상대할 수 있으니까요. )

자 막연히 '성과' 를 높여보자 !!!
이런 문제설정으로는 여러분은 여러분들 자신의 성과치를 개선할 수가 없습니다. 나의 업무목표에 대해서, 즉 과제설정에 대해서 깊은 이해를 필요로 하기 때문이죠. 내가 담당하고 있는 업무중에서 어떠한 일이 가장 큰 성과치를 만들 것이냐 라는 것이 업무에 있어서 가장 중요한 '우선순위' 설정이라는 것이겠구요.. 그리고 단위시간당 어느정도의 성과달성이 이루어지는가 ? 라는 질문을 하는 것은 '효율성 증진' 과 관련이 있는 것이겠죠..

여러분 나름대로 여러분의 업무와 그 업무가 동료들의 업무와 연결되어 있는 부분들을 생각해보고, 질문들을 만들어 보시기 바랍니다. 여러분이 계속해서 질문을 던져볼 수록 끊임없는 개선 포인트를 얻으실 수 있을 것입니다.

자... 여러분..
굉장히 넓은 범위의 일들이지만, 일단 이중에서 가장 중요한 시간관리라는 부분에 대해서만 한정해서 이야기를 풀어나가 보도록 하죠..

시간은 참 공평합니다. 똑똑하건 돈이 많건 돈이 없건, 멍청하건, 슬프건 기쁘건간에 누구에게나 무차별적(indifferent)이죠. 이러한 시간을 여러분은 어떻게 사용하고 계십니까 ??

누구나 똑같은 업무시간을 부여받고 있는데, 왜 누구는 언제나 많은 일을 하고, 누구는 항상 열심히 하는 것처럼 보임에도 불구하고 항상 일에 쫒기게 될까요 ? 자 여러분... 여러분을 일단 측정해볼 수 있는 마법(?)의 엑셀쉬트를 공개해드립니다. 머 거창한 시간관리프로그램, 플랭클린 플래너 뭐 이딴거 다 필요없습니다. ( 혹시 여러분도 공부하려면 일단 문구점가서 연필부터 바꾸는 스타일이신건가요 ?? ^^)

첨부되어 있는 엑셀파일을 다운로드해서 한번 열어보십시오.정말 간단한 표가 들어 있을 것입니다. 왼쪽의 세로칸은 한달의 날을 나타냅니다. 1일부터 31일.... 그리고 가로의 9 에서부터 24까지의 숫자는 하루의 시간을 나타냅니다.

제가 그 위에 네가지의 색깔로 여러분의 활동시간을 나누어 놓았습니다.

첫째 파란색은 성과창출시간입니다.

둘째 연두색은 학습시간입니다.

셋째 노란색은 커뮤니케이션의 시간입니다.

넷째 빨간색은 이상의 세개에 속하지 않는 모든 시간을 빨간색으로 표시합니다.

성과창출시간은 여러분이 '업무' 라고 규정한 것에 투입하는 시간을 말합니다.

그리고 연두색은 학습시간입니다. 포탈의 뉴스사이트나, 각종 메타사이트, DC 이런데 돌아다니는 시간은 절대로 학습시간이 아닙니다. Trend Watching 의 시간으로 규정하고 끊임없이 하루하루 뉴스를 다 탐독하시는 분들도 있는데.... 이건 당연히 빨간색에 해당하는 활동입니다. 영어공부, 사자성어, 유의미한 지식과 관련된 블로깅 ( 신변잡기 제외 ), 업무관련 지식습득 등 추가의 성과창출을 위해서 반드시 필요한 학습이라고 '본인이' 규정하는 영역에 시간을 사용한 경우에 연두색칸으로 색깔을 반전시킵니다.

셋째, 노란색은 커뮤니케이션의 시간입니다..

회사에서 여러분들이 간단한 대화를 제외하고는 메신져 사용을 자제하시기 바랍니다. ( 웬만하면 그냥 가서 눈을 보며 이야기 하는 것을 권장합니다. ) 업무시간에 메신져로 끊임없이 커뮤니케이션만 하시는 분들이 있으신데 .. ( 스펙트럼도 다양하죠.. 가정사에서 애인관리에서부터, 친구와의 소셜 네트워킹... 등등 ) 이런 것은 명확히 빨간색입니다. 여러분의 성과와 관련이 있는 커뮤니케이션에 시간을 사용한 경우에만 이 색깔로 표현합니다... 가장 적절한 예제가 회의입니다. ( 메신져를 다 막자라는 의견이 있었는데... 여러분을 교육을 통해서 개선시키고자 하는 목적이 아직은^^ 훨씬 강하기 때문에 자율에 맡기겠습니다. )

넷째, 이상의 파랑,연두,노란 시간 이외에는 모두 빨간색으로 표현하십시오.

자 ... 여러분들에게 이것을 숙제로 내주고 시간관리내역을 제출받을 생각은 추호도 없습니다. 여러분이 여러분을 평가하기 위해서 매일매일 자신의 시간사용내역을 기록을 해보시기 바랍니다. 매시간 기록하기 보다는 하나의 단위업무가 끝나서, 다음 업무로 이동하기 전에 엑셀을 살짝 열어서 자랑스럽게 표시하시면 됩니다.

하루에 가장 이상적인 수치로는 파란색 6칸에 노란색 2칸 연두색 1칸 정도가 나오는 것입니다만, 그건 정말 인간승리의 경우에 해당합니다. 그렇게 나오시는 분은 저에게 바로 메일주십시오.. 1계급 특진입니다. ^^

진정으로 솔직하게 기록을 해보십시오.

저도 오래전에 이 시도를 했는데 놀랍게도 첫성적이 빨간색 다섯칸, 노란색 두칸, 파란색 한칸 정도였습니다. 야근을 해도 특별히 느는건 없었죠...빨간색 두칸더 .. 이정도 ???

여러분이 여러분 자신을 한번 기록해 보시기 바랍니다.

그리고 일주일이 지난후에 여러분이 총 업무시간동안 파랑,연두,노랑,빨강의 비율을 계산해 보시기 바랍니다. 그리고 매달 말에는 전체통계를 내서 쉬트 아래쯤에 적어두시기 바랍니다. 그리고 매달 변화를 살펴보세요.

제가 대기업 다닐때 저는 기록 첫달에 빨간색의 비율이 50% 였습니다.. 정말 놀랬죠.. 열심히 일하고 있구나 라고 단지 착각하고 있던걸 깨달았죠...

그리고 꾸준히 기록을 해갔습니다. 특별히 내 생활을 개선한다.. 라는 강박관념은 없었지만, 어느덧 조금씩 줄어드는 것을 느낄 수 있었죠. 프로와 아마추어의 차이는 이 '시간' 에 대한 관념의 차이가 결정적입니다. 프로는 자기가 어디에 어떤 시간을 쓰고 있는지 명확히 알고 있지만, 아마츄어는 하루에 두세시간 집중해서 일하면, 괜히 자신에게 뿌듯해지면서 대단하다는 착각에 빠지게 만들죠. '나는 정말 일을 잘하는거 같아..으쓱으쓱' 뭐 이런 거 ^^ 그리고 나서 그 다음 하루, 또 하루더... 이런 말도 안되는 휴가를 자신에게 주곤 합니다. 결과는 ?? 계속해서 도태되는 것 말고 뭐가 있겠습니까 ?? ^^ ; 어떤 경우에건 여러분이 스스로 자랑스러워지는 느낌이 들면 무조건 이렇게 생각하십시오. '지x하네~' 이런 답을 되돌려 주십시오. 그 느낌은 죽기 바로 직전 약 10 초전부터 한세기를 회상하면서 느낄수 있어야 하는 감정입니다. 너무 심했나요 ?? 하지만 이정도로 자신에게 가혹해야 한다는 이야기를 하고 싶은 겁니다.

결과를 양심적으로 기록해보십시오. 놀라울 것입니다.그렇게 일단 '여러분들을 측정' 해보시기 바랍니다. 측정을 해야만 관리를 할 수 있게되고, 관리를 해야만 개선할 수 있게 되는 것입니다. 여러분의 양심과 연결되어 있는 조그마한 엑셀표. 저장하실때 여러분 마음대로 파일이름을 정해서 저장하시기 바랍니다.

자 당장.. 바로 당장 지금부터... 시작해보시기 바랍니다.

어떤일을 월요일, 매달1일, 4분기의 시작, 새해의 시작에 맞춰서 시작하는 사람들 치고 제대로 된 사람 별로 없습니다. 언제나 시작은 '지금 바로 당장..!!' 입니다. 그리고 여러분 자신을 한시간전의 나, 3일전의 나, 한달전의 나... 와 비교해 보시기 바랍니다. 여러분이 진심으로 기록한 평가표가 제가 여러분들에게 부여하고 있는 평가지수와 비슷 할 것입니다. 언젠가 보상의 순간이 올때, 여러분들만 볼 수 있는 그 기록표가 놀랍도록 정확하다는 판단을 하시게 될텐데. 그때 '아 조금더 잘할걸..' 그런 판단을 하면 .. 너무 늦겠죠 ???

이상, TNC 의 잔소리 대마왕이자 여러분의 리더인 체스터 였습니다.

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